Comment justifier le coût (exorbitant) d'un PI Planning?

     En tant que Coach Agile, SPC4 ou RTE nous devons apporter des arguments et éléments aux managers qui souhaitent déployer de l'agilité à l’échelle et plus particulièrement SAFe afin de les convaincre. Une des questions courantes est le coût que représente un PI Planning (Mobiliser de 50 à 125 personnes pendant 2 longues journées).  Comment apporter des arguments factuels afin de démonter que ce coût est légitime et que le retour sur investissement peut être fait rapidement? Dans cet article je vous expose une méthode simple que j'ai développé pour y répondre à mes clients.

   Quel est ce coût?

 Nous allons prendre comme hypothèse que nous travaillons sur un train (ART) composé de 100 personnes et nous partons sur un PI dont la durée est de 5 x 2 semaines. Une telle équipe travaillant en mode Feature Team a une capacité de 100 x 5 jours x 10 semaines = 5000 jours x hommes.

Pourquoi le coût est il un élément marquant?

    Le SPC ou RTE  argumentera sur la nécessité de décloisonner les équipes, les faire communiquer, aligner les équipes sur la connaissance de ce qu'ils vont développer, le vote de confiance, les faire travailler sur les dépendances etc...afin de créer un engagement volontaire et conscient des équipes.  Cet engagement aura pour effet d'augmenter la productivité et par la même diminuer le Time To Market (TTM).  Tous ces arguments sont vrais, si le PI Planning est correctement déroulé par un facilitateur expérimente et qui saura orienter les équipes présentes.  Dans cet article nous n'analyserons pas pas ces éléments dont j'ai déjà parlé dans d'autres articles (cf par exemple ce support de meetup sur mon slideshare), nous nous attacherons à analyser le coût (en jour x hommes) d'une équipe de 100 personnes travaillant sans avoir été synchronisé par un PI Planning, puis avec un ART équivalent ayant déroule le PI Planning sur 2 jours.

Le coût brut du PI Planning

 
    Mobiliser 100 personnes pendant 2 jours aura pour coût 200 jours x hommes. Une moyenne le coût d'un consultant revient environ 500€/jour. Un tjm dans notre exemple revient à environ 100 000€.

    Ci dessous je vous présente 2 tableaux correspondant aux rituels/réunions faits dans le cadre d'une équipe projet nombreuse (100 personnes) qui n'a pas été alignée en début de cadence par un PI Planning. J'ai pu observer que ce type d’équipe ne sait pas avec certitude quelle direction prendre. D'où le besoin de multiplier le nombre de réunions hebdomadaires. Et ce désordre du point de vue rituel s'accompagne souvent d'un manque de définition clair des rôles. On se retrouve à avoir un nombre important de réunions par semaine et comme tout le monde fait un peu de tout, tout le monde a "légitimement" sa place.  Cet entropie a un coût important et une efficacité faible. Cette situation est decrite dans le premier tableau ci-dessous.

   

Tableau 1: Equipe non synchronisée par un PI Planning

    Cette équipe dépense en 10 semaines 643 jours x hommes. On voit qu'il y a un nombre d'intervenant important.  En moyenne l’équipe passe environ 13% de son temps en réunion.

Tableau 2: Equipe ayant fait un PI Planning

    On constate 2 choses:

1. En respectant les rituels SAFe on en a moins. 
2. Moins de personnes participent aux rituels, cela parce que les rôles sont fortement typés et les champs d'intervention bien définis.

    Au final malgré un coût initial important de 200 jh, le coût global des rituels est ici de 665 jh, à peine plus que l’équipe n'ayant pas fait de PI Planning (environ 13%)).

Conclusions

     L’équipe qui n'a pas fait de PI Planning lisse le coût sur 10 semaines et mobilise 13% de son temps à faire des réunions.

L’équipe qui a fait le PI Planning  utilise d'entrée 4% pour une grosse mise au point entre toutes les parties prenantes. Pour le reste de la cadence (PI) elle ne passe plus que 9% de son temps en réunion et a du temps de libéré pour travailler sur les sujets principaux.

     Pour faire ce calcul j'ai fait l’hypothèse d’équipes structurées en Feature Team. Si les équipes travaillent en mode Component Team, dans des cas réels que j'ai pu voir dans mon travail, on se retrouvait à 17% dans le premier cas et après un PI Planning correctement dimensionné nous sommes tombés à 10-11% et le malgré le coût du PI Planning la deuxième configuration coûtait globalement moins que la premier.

  J’espère avoir été clair, si vous souhaitez plus d’éléments n’hésitez pas à me poser des questions.